In diesem Artikel gebe ich euch ein paar Anregungen, wie man Etherpads in Videokonferenzsystemen aber auch bei Präsenzmeetings sinnvoll nutzen kann. Es geht darum, die Möglichkeiten der kollaborativen Nutzung zu reflektieren.
Onlinemeetings
Im Artikel zu BigBlueButton und Jitsi habe ich ja schon erklärt, wie man die darin eingebauten bzw. integrierbaren Etherpads grundsätzlich nutzbar macht. Einfache Texte parallel zu Videokonferenzen dort zu erfassen dürfte für euch alle keine größere Hürde darstellen. Ihr braucht in den entsprechenden Systemen nur die Funktion geteilte Notizen oder geteiltes Dokument öffnen nutzen und dann loslegen. Das heißt hier ist wirklich keine Hürde gegeben. Jeder sitzt vor einem Gerät und kann mitmachen.
Präsenzmeetings
Auch in PräsenzMeetings (oder Videokonferenzsystemen ohne integrierten Etherpad) haben Etherpads Stärken, die man gut nutzen kann. Man kann vorab eine URL zu einem offenen Etherpad oder einem CodiMD/Hedgedoc Pad teilen und dort gemeinsam dokumentieren. Den Workflow stelle ich euch gleich vor. Hier gibt es - insbesondere bei Präsenzmeetings eine Hürde. Es muss natürlich mindestens ein, besser mehrere internetfähigee Geräte und ein WiFi oder mobiler Internetzugang bereitstehen. Allerdings funktioniert das auch mit einer niedrigen Bandbreite.
Ich nutze die Etherpads gerne in allen Arten von Meetings oder bei Gruppenarbeiten. Diese werden durch die Nutzung von kollaborativen Methoden aufgewertet und teils deutlich effizienter.
Workflow in Meetings
In den Meetings ist ein Etherpad sehr flexibel einsetzbar. In ihm kann man die Agenda im Vorfeld verschriftlichen und bei Notwendigkeit anpassen, die Ergebnisse dokumentieren und auch ToDos festhalten. Und zwar gemeinsam und gleichzeitig. Wie sieht das in der Praxis aus?
- Die Agenda wird vor Beginn des Meetings in den Etherpad eingetragen und am Beginn des Meetings abgestimmt.
- Während des Meetings werden die Ergebnisse entsprechend der gewählten Protokollart (Wortprotokoll, Verlaufsprotokoll, Ergebnisprotokoll...) festgehalten.Macht es euch nicht zu kompliziert. In der Regel reichen Ergebnisprotokolle und Vereinbarungen wie ToDo's aus.
- Die Protokollführung kann entweder eine Person machen oder aber auch geteilt, das bedeutet jeder schreibt die für ihn wichtigen Sachen mit (ggf. mit eigenen Worten) oder präzisiert die durch den Protokollanden aufgenommenen Sachverhalte. Das sorgt dafür, dass die "Wahrheiten" von allen Beteiligten passgenau im Protokoll landen.
- Am Ende des Meetings gucken alle Beteiligten zusammen auf das so erstellte Protokoll und stimmen ggf. notwendige Änderungen und unklarheiten sofort ab und geben das Protokoll damit auch direkt direkt frei.
- Das Protokoll wird dann entweder von jedem Teilnehmenden heruntergeladen oder über den üblichen Weg (manchmal gibt es ja Formvorgaben) als finales Dokument verteilt - und zwar ohne weiteren "Freigabeworkflow".
Dieses Vorgehen ist effektiv und gleichzeitig auch effizient. Erfahrungsgemäß wird viel Zeit auf die Nachbereitung "verschwendet". Die Protokolle müssen mühsam finalisiert werden. Ein Entwurf wird versendet, die Änderungswünsche werden dann eingearbeitet. Später erfolgt ein weiteres Versenden des finalen Dokumentes. Kennt ihr bestimmt auch. Das nervt und ist zeitraubend. Da sind mitunter ein paar Tage oder in der Urlaubszeit ggf. Wochen um. Das könnt ihr mit meinem oben skizzierten Workflow ganz locker vermeiden.
Protokollführung
Die Protokollführung ist zu Beginn etwas tricky, insbesondere dann, wenn mehrere Leute gleichzeitig in so ein Dokument reinschreiben. Da gewöhnt man sich aber schnell dran. Besonders gut funktionieren daher auch Absprachen im Vorfeld. Beispielsweise:
- jeder der einen Tagesordnungspunkt einbringt dokumentiert ihn auch selbst (kann man prima vorbereiten und muss man dann nur ergänzen)
- die Dokumentation wird in jedem Meeting reihum von einem anderen Mitarbeitenden durchgeführt
- ein Team aus zwei-drei Mitarbeitenden sorgt für die Dokumentation, so gehen keine Themen/ Meldungen/ Beträge verloren
- Wer moderiert, schreibt nicht mit. Das geht einfach nicht
- Dokumentation geht alle an, jeder soll/muss beitragen
- Am Ende des Meetings haben alle ein paar Minuten Zeit die Notizen zu sichten und zu ergänzen bevor abgestimmt wird.
Manipulations- und Sicherheitsaspekte
Möglicherweise reicht euch als Doku die URL des Etherpads. Dazu solltet ihr die Funktion Version speichern (den Stern) nutzen, dann sind nachträgliche Änderungen nachvollziehbar. Auch könnt ihr über die Funktion Etherpad teilen auch eine nur lesbare Version teilen (die hat eine andere URL).
Aber Achtung: Jeder der den Etherpad-Link errät oder weiß hat Zugriff auf die Dokumentation.
Wenn ihr keine dauerhaften Protokolle zu Meetings benötigt, solltet ihr den Admin der Etherpad Instanz bitten, diese Protokolle regelmäßig zu löschen. Bei manchen Instanzen kann man das auch selbst tun bzw. das Pad wird einige Wochen nach dem letzten Bearbeiten automatisch gelöscht.
CodiMD oder Hedgedoc Pads stellen eine mächtigere Alternative zu Etherpad dar. Mit ihnen kann man umfassende Zugangskontrollen zu Pads erstellen. Diese Tools können also eine gute und oftmals sichere Alterative zu öffentlichen Etherpad Instanzen darstellen. Betreibt ihr den Etherpad selbst z.B. in einem Intranet oder ist er gar integriert - wie in BigBlueButton - ist der Zugriffsaspekt ggf. vernachlässigbar. Dann kämen nur interne Kolleg:innen an das Protokoll heran oder es ist kein persistenter Pad, sondern an die Meeting-ID gebunden. Wenn das Meeting aufhört zu existieren ist auch der Pad weg. Deshalb grade bei BigBlueButton direkt das Pad sichern, sonst ist es weg.
Ich benutze sowohl Etherpads (mit Kollaborationsanfänger:innen) als auch CodiMD/Hedgedoc Pads (mit weiter fortgeschrittenen Kollaborateuren) zur Dokumentation, weil diese letztlich reinen Text oder Markdown formatierten Output erzeugen. Diese Texte kann man ganz Problemlos mit jeder anderen Art von Software weiterverarbeiten.
Und neugierig geworden?
Ihr könnt einen Etherpad auf meiner freien Instanz https://pad.elearningdienst.de ausprobieren oder nehmt einfach eine der Instanzten, die hier gelistet sind: https://github.com/ether/etherpad-lite/wiki/Sites-That-Run-Etherpad
Lizenzhinweis
Etherpads in Videokonferenzen oder bei Präsenzmeetings sinnvoll nutzen von Ulrich Ivens für IvensTraining ist lizenziert unter einer CC BY-SA 4.0 International Lizenz.
Du willst den Inhalt remixen oder weiterverwenden? Der Markdown Quellcode dieses Beitrags ist zu finden unter: https://gitlab.eldshort.de/uivens/quellcode-blog-cc/-/raw/main/2023/Etherpads_in_Videokonferenzen_oder_bei_Praesenzmeetings_sinnvoll_nutzen.md
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